Minimalismus #1 Dokumentenmanagement

Bis vor einigen Jahren habe ich wichtige Dokumente gelocht und thematisch in klassischen Ordner abgeheftet. Das Ergebnis war nach einigen Jahren viele Ordner zu haben, die Platz und vor allem Zeit für die Ordnung in Anspruch genommen haben. Dokumente gesucht hat man trotzdem lange und das ging auch nur von daheim aus. 

Inzwischen habe ich eine Lösung gefunden, die es mir erlaubt alle meine Dokumente in einer Schuhschachtel zu lagern und von überall jederzeit darauf zugreifen zu können.

Wie oft benötigen wir Dokumente im Original in der Hand und wie viel Zeit und Platz wenden wir für die Ordnung von Rechnungen, Bescheinigungen oder anderen wichtigen Dokumenten auf? Mehr als einmal im Jahr suche ich nicht nach einem Blatt Papier in meinen Dokumenten.

Meine Lösung für die digitale Dokumentenablage ist das Dokumentenmanageent System fileee.com

Der Gedanke ist der dass man mit dem Smartphone ein Bild seines Dokumentes macht und das Original dann in eine Box legt – ohne lochen, ohne weitere Bearbeitung – einfach auf den Stapel oben drauf.

Die restliche Arbeit mit dem Dokument erledigt man am Smartphone. Fileee analysiert das Dokument und findet dabei bereits die wichtigsten Kennzahlen selbst heraus. Von wann ist das Dokument, von wem ist das Dokument und um welchen Dokumententyp handelt es sich (Rechnung, Vertrag, Zeugnis… )

Man prüft diese Daten nur noch und versieht sie mit weiteren Schlagwörtern von denen man denkt, dass diese einmal nützlich sein könnten. Wörter die im Dokument selbst vorkommen müssen nicht extra getagt werden weil Fileee über das Dokument eine OCR Texterkennung macht.

Legt man sich einen kostenlosen Account bei Fileee an erhält man im ersten Monat 1000 freie Dokumente zum upload und kann im Anschluss 15 Dokumente im Monat hochladen. Mir reicht das seit über 2 Jahren vollkommen aus. 

Dokumente, die mein Leben seit ca. 2007 abbilden liegen inzwischen alle bei Fileee und in meiner Schuhschachtel. Die Digitalisierung hat mich viel Zeit gekostet. Bei der Gelegenheit konnte ich aber gleich ausmisten und ca. 60% der Dokumente von gleich im Vorhinein entsorgen.

Mir hat Fileee mein Leben sehr stark vereinfacht und inzwischen digitalisiere ich nicht nur die „wichtigen“ Dokumente sondern auch Kassenzettel oder Bedienungsanleitungen, die ich im Anschluss sofort weg werfe und nicht mal mehr im Original aufbewahre. Von mehreren hässlichen Ordnern zu einer kleinen unauffälligen Schachtel. Es bildet sich nie wieder eine „Ablage“ um die ich mich „irgendwann“ kümmern muss weil ich alles sofort scanne und in die Schachtel ablege.

Ich plane für die Zukunft sogar meine Rechnungen, die ich per Mail bekomme in Fileee abzulegen weil ich dort den Inhalt der PDF Dateien durchsuchen kann, was bei meinem Mail Provider leider nicht geht.

2 Gedanken zu „Minimalismus #1 Dokumentenmanagement

  1. Hey,

    finde ich eine schöne Serie die du hier machst. Bin gespannt was noch kommt.

    Ich habe vor kurzem auch meine Dokument(enleben) digitalisiert. Fast 30 Jahre = über 6000 Seiten 🙂 Ich habe mich aber bewusst gegen eine Software und vor allem gegen eine Cloud entschieden und bin wie folgt vorgegangen:

    – Ich habe alle Dokumente aus ihrem Ordnen geholt und nur noch in „direkt Wegwerfen“, „Einscannen und Wegheften“ und „Wichtig, Einscannen und Wegheften“ getrennt.
    – Alle Dokumente „Einscannen und Wegheften“ habe ich mit einem Paginierstempel durchnummeriert, in meinen extra angeschafften Fujitsu ScanSnap iX500 geschoben und weggeheftet. Wenn der Ordner voll war von-bis Nummer draufgeschrieben und ab auf den Dachboden.
    – „Wichtig, Einscannen und Wegheften“ wurden nur gescannt (Zeugnisse, Urkunden etc) und kamen dann in besonderen Ordner der auch in Brandfall schnell mitgenommen werden kann.
    – Die Dateien kommen alle auf ein NAS (mit verschlüsseltem Remote Backup bei der Familie) und wurden nach Datum und grob nach Inhalt benannt. Wobei das fast automatisch mit DropIt funktioniert.
    – Den Rest erledigt dann die Volltextsuche dank OCR vom ScanSnap.
    – Originale kann ich – wenn man sie wirklich mal braucht – über die Nummer vom Stempel zurückverfolgen.
    – Kassenzettel werden mit einem extra Profil gescannt und ebenfalls dank Volltextsuche im PDF auffindbar.

    Bin sehr zufrieden mit der Lösung, vor allem da die Sachen an keine proprietäre Software gebunden sind, nicht in der Cloud liegen und sich trotzdem jederzeit via VPN aufrufen lassen.

    Gruß
    Fabian

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